Skip links

Pengertian, Jenis, dan Fungsi Buku Agenda Kerja

Pengertian, Jenis, dan Fungsi Buku Agenda Kerja

Dalam dunia kerja, setiap perusahaan atau bisnis pasti memiliki sistem administrasinya masing-masing. Dalam setiap administrasi, kehadiran buku agenda kerja adalah satu yang selalu ada. Artikel ini akan membahas tentang pengertian, fungsi buku agenda kerja , beserta macam-macamnya sekaligus. 

03-01

Pengertian Buku Agenda Kerja

Buku agenda merupakan buku khusus yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode satu tahun.

Buku agenda memiliki banyak fungsi yang sangat bermanfaat bagi kelangsungan perusahaan, bisnis, atau organisasi. Secara garis besar, fungsi-fungsi tersebut meliputi beberapa poin seperti tersebut di bawah ini:

  1. Bukti surat masuk dan keluar

Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau bahkan keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.  Pencarian berkas-berkas terkait pun akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.

  1. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar dalam kurun waktu tertentu.

Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu menengok kembali berapa jumlah surat masuk ataupun surat keluar dalam periode tertentu. Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini pun akan dapat dilewati dengan mudah.

  1. Mengetahui penomoran surat keluar

Untuk mengeluarkan sebuah surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Apabila daftar surat yang dikeluarkan sebelum-sebelumnya telah terangkum dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilakukan.

  1. Membantu pencarian surat

Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu menilik surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian tidak akan memakan waktu lama. 

03-02

Macam-macam Buku Agenda Kerja

Buku agenda kerja memiliki beragam jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, bisnis, atau organisasi. Untuk mengetahui jenis mana yang sesuai dengan yang Anda butuhkan, berikut kami sajikan penjelasannya.

  1. Buku Agenda tunggal

Jenis buku agenda kerja ini cocok digunakan untuk pencatatan surat masuk serta surat keluar dengan penomoran sekaligus secara berurutan pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip.

  1. Buku Agenda berpasangan

Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk serta buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan, atau dibuat secara terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun juga turut dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip. Di sisi lain, Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor, nomor surat, tanggal surat, nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, serta file.

 03-03

Istilah dalam pengurusan sistem surat di Buku Agenda Kerja

Dalam dunia administrasi, sering digunakan beberapa istilah khusus. Apa sajakah itu?

  1. Buku verbal : buku ini adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua informasi yang  berkaitan dengan surat keluar selama satu tahun. Terkadang, banyak orang juga menyebut buku ini sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus buku ini disebut dengan verbalis.
  2. Buku arsip/ klaper : buku ini adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua informasi yang  berkaitan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang tertera di surat.
  3. Blanko konsep : blanko atau formulir yang secara khusus digunakan untuk membuat konsep surat.
  4. Blanko surat : lembaran kertas surat yang telah disertai dengan kepala surat yang sudah tercetak. Dipergunakan untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

Itulah semua hal-hal penting yang perlu Anda ketahui tentang pengertian, fungsi buku agenda kerja, beserta macam-macam dan beberapa istilah dalam buku agenda kerja.

Return to top of page